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Time management

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最近、興味あることが多すぎて何をどうしてよいかわからない! というコメントをよく見かけます。
私自身もprojectmeshやら、socialshiftやら横文字系のタスクが多くてドタバタしてます。。。
自分自身への戒めの意味もこめて、自分がやっている時間管理術をまとめてみました。


1.Select & Focus
基本はこれ。やりたくないこと、面白いこと以外はやらないようにします。
あまりに手を広げると何もできなくなるので、絞ること、止めることを常に考えています。
仕事ではどうでもいいことは、極力後にのばしてやらないようにします。

blogの名前がlearn by doingなので基本的には新しいこと、面白いことは「やってみる」をモットーとしていますが、合わなかったらすぐやめます。 
なので、友達からは熱しやすく、冷めやすいとよく言われます(笑
ミクシーは3日でやめて、twitterは一年続いてるから、一度試してハマったらとことんやるようにしています。


2.ポストイットにAction list
仕事でもプライベートでも、とにかくポストイットにアクションリストを書いています。
リスト化しておけば、抜けモレもなくなりますし、あーあれをしなきゃと考える時間を減らすようにしています。

また、なるべくなら夜に次の日やることを書き出しておいて、朝会社に来たときはソッコー仕事に入れるようにしています。
デジタルツールでアクションリストを作る人もいますが、私はやっぱり手を動かさないと頭に入らないのと、すぐ見れるようにポストイットにアクションリストに使っています。
ポストイットを開発した3Mさんに感謝です!

3.人間のバイオリズムに合わせる
人間なので、やっぱりムラもあるし、調子が上がらないときもあります。
なるべく効率の良い仕事をするように人のバイオリズムに合わせて、

朝:数字を扱うもの、アイデアだし・企画、戦略的なこと 
昼:人に会う、ミーティング
夕方、夜:メールの返信、整理整頓 

やはり朝が一番頭も働くし、生産性も高いです。なので、なるべく早起きしてmesh関係を進めて、会社への支度をし、会社にも30分くらい前にはついて仕事を始めています。

昼はご飯食べたら眠いのは仕方ので、なるべく頭使わない仕事をするようにしてます。

また、このバイオリズムは一日だけで考えるのではなく、週でも応用できます。
月火を朝、水、木を昼、金を夕方、夜のタイプの仕事をしています。
金曜日の昼からなんて、まったく新しい仕事する気にならないのでとにかく来週の準備、整理整頓をしています。
ダラダラしているときにやった仕事は、ミスも多いのでメリハリをつけてやることでミスを減らす。
ミスによるダブルワークを減らすことで、作業全体のプロセスの最短化をめざしています。


4.完璧を目指さない
80対20の法則で、成果の80%は20%の時間で達成されます。 80%から100%の20%の精度を極めるには、時間の80%が使われます。この「パレートの法則」を常々考えていて、まず、ちゃちゃっとやってしまうことを考えます。
そのためには完璧を捨てるようにしています。

プレゼン作成を例にするなら
1.紙にスライド別に話す内容を箇条書きで書き出す(たたき台)
2.Power pointであれば、まずざっくりと要点をいれて全体を作る
3.個別のスライドをじっくり作りこむ
4.印刷して全体をチェックする

という、全体を一度さくっとつくりあげて個別に落とし込むようにしています。
これをやることで詳細にいけばいくほど、修正を入れていく(推敲のようなもの)をしていくため、内容もよくなるし、何度も見直すので間違いも減ります。

人に報告するときは手書きでも、箇条書きで要点だけでもいいので、ポイントを相手に伝えておけば、1の段階で資料と口頭で詳細を説明し、抜けがあればそこでアドバイスをもらうようにしています。
まずはたたき台を作ってみないことには、話のポイントが抜けて進まない場合が多々あります。完成して、なんじゃこりゃーを避ける意味でもよくやります。

そして、チェックをするときは、必ず印刷して確認します。これをやることでパソコンの画面上では見えなかったことが見えてきます。
しょっちゅう印刷するなんて(仕事では本当にしょっちゅう)環境に悪い! といわれるので、いつも裏紙をつかうようにしています(笑

まとめ

多分、みなさんも同じようなことをされていると思います。

私が1番心がけているのは、アナログであることです。
パソコンよりも、手書きのポストイット、紙で印刷してチェックは、やってみるとわかりますがその紙に集中してみます。

これがパソコンだと、うまくいかないんです。ミーティングも、パソコンでいろんな資料を見せるより、ホワイトボードに書きながらの方が絶対うまくいきます。
パソコンだと、文字を打ってる人と、それ以外に分かれます。そうすると、場が一つにならないんですよね。
パソコン、プロジェクターだと、なんか別次元なんですよね。

ホワイトボードにだけ集中する。一つの紙に集中するというのは、意外と大事です。



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Kindleで新聞を読む

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今年に入って20才から読んでいた日経新聞の購読をやめました。
代わりにkindleで新聞、雑誌を購読するようになったのですが、これがあまりに便利なので情報シェアしたいと思います。

日経をやめた背景

1.ツイッターをやり始めてツイッターでの情報や人のブログが情報源になっていたこと
2.朝早くから出かけることが多くなり、新聞を持ち歩くのが面倒、そして新聞の処理が面倒ということ

の2点がありました。

昨年の11月からは朝は新聞を読まないでめざましテレビで済ませていたのですが、やはり情報を得るメディアは必要と言うことでまよっていました。
そんなときにキンドルの定期購読サービスを思い出しまして、さまざまな雑誌を講読、ためし読みしています。

お勧めの新聞、雑誌

1.The Mainichi Daily News (日刊,9.99ドル/月)
キンドル版でもっとも読みやすく、日本の情報、海外の情報が掲載されているためよい。
写真もあり、分量も手ごろ。朝日にくらべて幅広い記事が掲載されている。

2.Reuters (日刊,5.49ドル/月)
これは新聞ではないのですが、ロイターのニュースが政治、経済、スポーツ、テクノロジーと幅広い情報が毎日キンドルに届きます。
TOEFLを勉強しているため、科学系の単語を毎日見れて楽しく読めるのが気に入っています。また、最近流行のソーシャルメディアの情報も掲載されているため、面白い。

3.Time (週間、2.99ドル/月)
アメリカの有名雑誌のタイムが月々2.99ドルで読めます。キンドルなかったら絶対読まないのですが、300円程度で世界の情報が読めるため、週に一回読むようにしています。 

4.Harvard business review(月刊 5.99ドル/月)
これは月間。 言わずとものハーバードビジネスレビュー。 日本語買うと一冊2000円とお高いのですが、キンドル版だと5.99ドルと安い。
全部読むわけではないですが、キンドルに届くと不思議なことにさらーっと目を通すようにしています。 読まないよりましということで、5.99ドルで最新のビジネスの手法、動向が手に入るなら安いもの。

さて、これらを購読しだして変わった点が一つ。
それはキンドルをずーっと、ほんとにずーーーーっと見るようになりました。 朝新聞読んで、昼に新聞の続きを読んで、夜にはTime などをじっくりと読む。という英語学習者には好循環です。
なにより、新聞なのでしっかりよまずに、記事をざっくりつかむだけの流し読みでよいため、気をはって読まなくていいのがポイントだと思います。


通常の本だと、長いし、一冊読み終わる前に力尽きることもありますが、新聞、雑誌なら目を通すだけでも情報は入るし、キンドルに自動的に入ってくるので、毎日新鮮な情報が手に入れられてすっごく便利だと感じています。これ、英語学習者にはおすすめです。 
キンドルは新聞みるのに向いてて、DX版を追加で買おうか迷っています。

日経新聞は月に4,383円。 上記4誌とっても24.46ドル。 約半額で、さまざまな情報が入ります。
kindleすばらしい! そして、日経新聞高すぎやしないかい?  電子版もたかすぎまっせ。

みなさんもぜひ、kindleの定期購読やってみてください。これはお勧めです!

そのほか、無料で読んでいたけどやめたものの紹介

Asahi shinbun (日刊、9.99ドル/月)
毎日に比べるとちょっと読みづらい、indexがあまりよくなく、操作しづらい

International Herald Tribune -Asian Edition (日刊、19.99ドル/月)
当たり前ですが、アジア、アメリカの情報が多い。
そんなにアジアの情報は必要ないのと、19.99ドルは高いので、毎日を残してやめました。

Newsweek (週間、2.99ドル/月)
これもtimeと比べるとちょっと読みづらい。世界情勢、政治がメインなので、あまり自分には向いてなかった。
timeで十分。

Bloomberg Businessweek (週間 4.99ドル/月)

経済、株に関する情報がたっぷり。週間なのでいいのですが、Reutersで十分だったのとあまりに多すぎて読めなくなったので無料版でストップしました。




Projectmesh kick off!

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遅くなりましたが、10日に実施したProject meshのkick offミーティングについてまとめます。
最初に、参加していただいた皆様本当にありがとうございました! (途中で帰られた高橋さん、ごめんなさい!)

1.ミーティング実施まで

会場はサイボウズさんから提供していただき、準備についてもえっちゃん(@etu619)がすごく助けてくれました。かなり感謝してます!
年始も絡んで何かとバタバタして、もう少ししっかり準備できれば、人に助けを求めればよかったかと反省してます。

プレゼンは伝わるかどうか不安でしたが、プレゼンGoodのポストイットをいただいたので皆さんに意図は伝わったかと思います。
スライドシェア勉強して、そのうち、ブログで共有しますね!

2.当日

9:30開始予定でしたが、準備もバタバタして、45分に開始。自分がプレゼンして、加藤くんのSocialshiftの説明。
裸踊りのビデオはわかりやすくて、良かった!ありがとう。そして、私は裸踊りを続けます(笑

その後、自己紹介を兼ねたワールドカフェを実施。実はこれには二つ意図があって
1.みんなで作りだす感覚を体験してもらう
2.Pojectmeshで何をすべきかを対話を通じて具体化してもらう


というのがありました。
実際、the mesh を読まれた方、プロジェクトで何をするかを理解されてた方はほとんどおらず、みんな「何かワクワクする」が理由で参加された方ばかり。


人が動くには、心の底から、やりたい!という気持ちが生まれない限り、自発性は生まれないものです。
ワールドカフェはそういう時にはうってつけで、実は対話すること自体がすでにアクションにつながっているのです。ワールドカフェ、素晴らしい!

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その後、えっちゃんのはじめてのプレゼン!サイボウズLIVEの説明をみんなにしてもらいました。
英語学習者も、朝タブメンバーも濃い人が多くて、質問ドンドンでてました。
みんな自己主張強いし、エキセントリックすぎてすごかった(笑


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最後にチームに別れて
1.PR関係
2.Social translation

の二つを簡単に話し、詳細はサイボウズLIVEでということでミーティングは終了!
サイボウズさんからのお土産もいただきました。本当に皆さんのおかげで、いいキックオフになったと思います。


3.振返り
ミーティングでは目的が二つあって、
1.Projectmesh と参加メンバーを理解してもらう
2. Ignite the fire ->みんなの自発性を引き出す


のことをテーマに「場」作りをしました。

1はネットでつながるのだけでなく、一度リアルに顔を合わせるだけで、その後のやりとりはスムーズになるものです。すでにハル教(笑 としてまとまりつつある英語学習者と朝タブを中心としたIT,Social系の二つのクラスターが混ざって、うまく刺激しあって良かったと思ってます。 お互い興味あるとこ違うから、合同勉強会やってもいいかもね!

この人と会う、違う人と会うというのは、すごく大事で新たな考え方が身につきます。そしてLearn by doingの精神で、まずやってみることも大事。走りながら考えましょう!

Diversity,自由な雰囲気、やってみるの精神はgoogle が会社としてやっていることです。
そして、集合知を集めればすごいこと、サービスが出来上がるのはGoogleをみれば理解していただけると思います。

この要素はProjectmeshにもいれていて、
1.フラットな組織
2.Diversity
3.Open
4.自発性
5.集合知
6. 他者、社会への貢献、Sustainable development


は忘れずに進めて行きたと思います。
この件はゲイリーハメルの経営の未来から、アイデアを得てます。

Projectのビジョンはシェアマインドの普及で、そこからワクワクすることをみんなでやる、場を作ることを目的にしています。 興味ある方は、ぜひprojectmeshご参加ください!
http://tweetvite.com/event/yk2

ミーティング後のサイボウズLiveでの、プロジェクトミーティングはめちゃくちゃ盛り上がってますよ!
えっちゃん、曰くサイボウズlive初の異様な盛り上がりなようです(笑

皆さんも、つながりが広がってどうなるのか見てみたくないですか? 
ぜひ、つながりで世の中がどうなるのか一緒に体験しましょう!

続く~

Projectmeshの記事
http://supertomonzo.blog27.fc2.com/blog-entry-74.html
http://d.hatena.ne.jp/TownBeginner/20110110
http://kenjinomura.blog103.fc2.com/blog-entry-22.html
http://ameblo.jp/show-motto/entry-10765517119.html
http://takahashikoichi.blogspot.com/2011/01/blog-post_11.html
プロフィール

yuu_key

Author:yuu_key
横浜在住。今年から新しいことに挑戦中
外資系メーカーマーケティング/つながりの先の貢献、コミュニティ活動に興味あり/team OPEN YOKOHAMA広報/映画/洋楽/英語/Kindle/ビールとワイン/レッドブル/吉牛/ワールドカフェ/オープンヨコハマ/好きな言葉「人生、お一人様一回限り!」/パッションとアクションだけが取り柄の元九州男児(佐世保出身)

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