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Time management

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最近、興味あることが多すぎて何をどうしてよいかわからない! というコメントをよく見かけます。
私自身もprojectmeshやら、socialshiftやら横文字系のタスクが多くてドタバタしてます。。。
自分自身への戒めの意味もこめて、自分がやっている時間管理術をまとめてみました。


1.Select & Focus
基本はこれ。やりたくないこと、面白いこと以外はやらないようにします。
あまりに手を広げると何もできなくなるので、絞ること、止めることを常に考えています。
仕事ではどうでもいいことは、極力後にのばしてやらないようにします。

blogの名前がlearn by doingなので基本的には新しいこと、面白いことは「やってみる」をモットーとしていますが、合わなかったらすぐやめます。 
なので、友達からは熱しやすく、冷めやすいとよく言われます(笑
ミクシーは3日でやめて、twitterは一年続いてるから、一度試してハマったらとことんやるようにしています。


2.ポストイットにAction list
仕事でもプライベートでも、とにかくポストイットにアクションリストを書いています。
リスト化しておけば、抜けモレもなくなりますし、あーあれをしなきゃと考える時間を減らすようにしています。

また、なるべくなら夜に次の日やることを書き出しておいて、朝会社に来たときはソッコー仕事に入れるようにしています。
デジタルツールでアクションリストを作る人もいますが、私はやっぱり手を動かさないと頭に入らないのと、すぐ見れるようにポストイットにアクションリストに使っています。
ポストイットを開発した3Mさんに感謝です!

3.人間のバイオリズムに合わせる
人間なので、やっぱりムラもあるし、調子が上がらないときもあります。
なるべく効率の良い仕事をするように人のバイオリズムに合わせて、

朝:数字を扱うもの、アイデアだし・企画、戦略的なこと 
昼:人に会う、ミーティング
夕方、夜:メールの返信、整理整頓 

やはり朝が一番頭も働くし、生産性も高いです。なので、なるべく早起きしてmesh関係を進めて、会社への支度をし、会社にも30分くらい前にはついて仕事を始めています。

昼はご飯食べたら眠いのは仕方ので、なるべく頭使わない仕事をするようにしてます。

また、このバイオリズムは一日だけで考えるのではなく、週でも応用できます。
月火を朝、水、木を昼、金を夕方、夜のタイプの仕事をしています。
金曜日の昼からなんて、まったく新しい仕事する気にならないのでとにかく来週の準備、整理整頓をしています。
ダラダラしているときにやった仕事は、ミスも多いのでメリハリをつけてやることでミスを減らす。
ミスによるダブルワークを減らすことで、作業全体のプロセスの最短化をめざしています。


4.完璧を目指さない
80対20の法則で、成果の80%は20%の時間で達成されます。 80%から100%の20%の精度を極めるには、時間の80%が使われます。この「パレートの法則」を常々考えていて、まず、ちゃちゃっとやってしまうことを考えます。
そのためには完璧を捨てるようにしています。

プレゼン作成を例にするなら
1.紙にスライド別に話す内容を箇条書きで書き出す(たたき台)
2.Power pointであれば、まずざっくりと要点をいれて全体を作る
3.個別のスライドをじっくり作りこむ
4.印刷して全体をチェックする

という、全体を一度さくっとつくりあげて個別に落とし込むようにしています。
これをやることで詳細にいけばいくほど、修正を入れていく(推敲のようなもの)をしていくため、内容もよくなるし、何度も見直すので間違いも減ります。

人に報告するときは手書きでも、箇条書きで要点だけでもいいので、ポイントを相手に伝えておけば、1の段階で資料と口頭で詳細を説明し、抜けがあればそこでアドバイスをもらうようにしています。
まずはたたき台を作ってみないことには、話のポイントが抜けて進まない場合が多々あります。完成して、なんじゃこりゃーを避ける意味でもよくやります。

そして、チェックをするときは、必ず印刷して確認します。これをやることでパソコンの画面上では見えなかったことが見えてきます。
しょっちゅう印刷するなんて(仕事では本当にしょっちゅう)環境に悪い! といわれるので、いつも裏紙をつかうようにしています(笑

まとめ

多分、みなさんも同じようなことをされていると思います。

私が1番心がけているのは、アナログであることです。
パソコンよりも、手書きのポストイット、紙で印刷してチェックは、やってみるとわかりますがその紙に集中してみます。

これがパソコンだと、うまくいかないんです。ミーティングも、パソコンでいろんな資料を見せるより、ホワイトボードに書きながらの方が絶対うまくいきます。
パソコンだと、文字を打ってる人と、それ以外に分かれます。そうすると、場が一つにならないんですよね。
パソコン、プロジェクターだと、なんか別次元なんですよね。

ホワイトボードにだけ集中する。一つの紙に集中するというのは、意外と大事です。



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ぱちぱちぱち~。素晴らしい!ホント、そうだよねー。特に最初の絞る事、やめる事って重要と実感。やはり私ら社会人は、仕事ってメインがあるから、やれる事が限られてくるもんね。面白そうだからと、あれもこれも手を出すと体を壊す事になるし。どれも中途半端になっちゃうしねー。しぼるのって結構難しいけど、私もいつもその事を頭に入れる様にしておこうっと。
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プロフィール

yuu_key

Author:yuu_key
横浜在住。今年から新しいことに挑戦中
外資系メーカーマーケティング/つながりの先の貢献、コミュニティ活動に興味あり/team OPEN YOKOHAMA広報/映画/洋楽/英語/Kindle/ビールとワイン/レッドブル/吉牛/ワールドカフェ/オープンヨコハマ/好きな言葉「人生、お一人様一回限り!」/パッションとアクションだけが取り柄の元九州男児(佐世保出身)

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